Normalmente, quando um profissional deixa de realizar uma tarefa, é por falta de foco, e não por falta de tempo. Os principais ‘ladrões’ de tempo no meio organizacional são as pessoas sem qualificação, centralização de atividades, falta de organização pessoal ou corporativa e falta de foco ou disciplina.
Para se manter organizado é preciso, primeiramente, fazer um planejamento diário como uma lista ou agenda de atividades. É um exercício constante, uma mudança de cultura. Avaliações frequentes do que se faz com o tempo disponível pode ajudar na criação do hábito.
Grid de prioridades – com níveis de urgência e importância – assim como listar prioridades, manter as finanças sob controle, reuniões objetivas e treinar as equipes de trabalho, são ferramentas e atividades economizadoras de tempo.
Carolina Kourroski, diretora da divisão norte-nordeste na Kimberly-Clark é adepta da lista de atividades. “Além da elaboração da agenda, para se tornar mais produtivo é necessário reservar 20% do tempo para imprevistos e compartimentar o horário em 1h ou 1h30”, afirmou a diretora, após mostrar um estudo no qual o resultado apresenta que os norte-americanos são cinco vezes mais produtivos que os brasileiros. “Infelizmente, o Brasil tem um investimento desigual em educação, infraestrutura e tecnologia, o que nos deixa em desvantagem”.
A política da empresa deve deixar bem claro para os funcionários e colaboradores suas atividades e atribuições, além do resultado esperado. No ambiente corporativo, o líder deve demonstrar sua produtividade e disseminar as técnicas de gestão de horários. Com o tempo, essa gestão torna-se natural.